Artikel Umum‎ > ‎

5 Faktor Kegagalan Implementasi BI

posted Jan 21, 2011, 8:55 PM by Editor KampusBI   [ updated Jul 6, 2011, 7:36 AM ]
Tidak semua implementasi Business Intelligence (BI) pasti berhasil di lakukan sesuai dengan yang diharapkan. Beberapa faktor yang dapat mengakibatkan kegagalan yang sangat perlu diperhatikan dan dipertimbangkan antara lain sebagai berikut :
  1. Pemahaman Konsep dan Sistem BI yang Salah

    Sebelum Anda memutuskan melakukan implementasi BI sebagai aplikasi pendukung keputusan yang sangat strategis, sangat dianjurkan pengguna dapat mengetahui sebelumnya pemahaman konsep-konsep dasar dari BI itu sendiri.

    Sebagai contoh : pemahaman mengenai apa itu BI, unsur-unsur aplikasi BI, proses perjalanan implementasi, apa yang bisa dilakukan dan tidak bisa dilakukan, pihak-pihak yang harus terlibat (stakeholder), dan lain-lain. 

    Masih banyak pihak yang menganggap Dashboard KPI yang interaktif = BI. Padahal itu "hanya" presentasi final dari informasi yang harus VALID. Dan validitas data itu tidak diperoleh dengan gampang, ada banyak metode dan proses yang harus dilalui.

    Yang juga harus disadari, tidak ada satupun sistem BI yang langsung “siap pakai”.  Sistem kebutuhan informasi pendukung keputusan dari setiap user pengguna tentu pasti berbeda beda. Business process untuk satu pengguna tentunya tidak sama dengan pengguna lain. 

    Hal ini yang tidak memungkinkan adanya suatu template BI generik yang bisa diadopsi langsung. Implementasi BI memerlukan suatu proses penyempurnaan yang berkelanjutan (iteratif),  bukan pembelian sistem yang sekali beli jadi dan dapat digunakan langsung. 

    Oleh sebab itu, pengguna perlu memiliki definisi dan gambaran yang jelas terhadap hal-hal ini sehingga tidak memiliki harapan yang tinggi tapi tidak realistis.

  2. Perencanaan dan Persiapan yang Kurang Matang

    Dari pemahaman BI yang baik, tentunya berlanjut pada perencanaan dan persiapan implementasi mulai dari definisi formal apa saja yang diinginkan, organisasi struktural, termasuk alokasi SDM yang memadai, penyediaan data, capacity planning, dan lain-lain. 

    Karena dengan memahami hal ini tentunya pihak pengguna bisa mempersiapkan segala sesuatunya agar bisa mencapai dua tujuan :
    • mendapatkan sistem BI yang maksimal sesuai kebutuhan serta target pencapaian yang diinginkan.
    • me-minimalisasikan hambatan yang mungkin terjadi dalam proses pengembangan.

  3. Rendahnya Intensitas Komunikasi Pengguna - Pengembang Sistem BI

    Metodologi pengembangan BI agak berbeda dengan pengembangan sistem pengembangan aplikasi IT biasa. Porsi interaksi yang lebih panjang antara pengguna – yaitu  komunitas eksosistem bisnis (direktur, manajemen, dan staf) – dengan IT dan pengembang aplikasi BI itu sendiri merupakan penentu sukses yang sangat penting.

    Kalau bisa dikuantifikasi, maka komposisi interaksi vs non interaksi dari waktu project adalah 70% - 30%.

    Masih rendahnya dukungan informasi dan hubungan komunikasi antar pengguna dan pengembang akan menyebabkan implementasi BI yang sangat buruk.

    Ini terutama dalam pembangunan data warehouse - yang hampir diperlukan di semua proyek BI – sebagai pondasi awal atau sumber data utama untuk sistem BI.  Sebagai contoh, pada proyek data warehouse interaksi yang intens untuk melakukan validasi data secara cepat adalah kunci keberhasilan utama.

    Kembali ke masalah interaksi ini maka user dituntut harus mampu menyediakan dan mendefinisikan dengan baik kebutuhannya, antara lain :
    • Mengerti dan menjelaskan proses bisnis yang terjadi.
    • Informasi apa yang perlu dianalisis.
    • Data apa yang  diperlukan.
    • Ketersediaan data tersebut.
    • Dimana saja data tersebut dapat dikelola.
    • Kepada siapa saja kebutuhan data tersebut disajikan.
    • Bagaimana kebutuhan presentasi informasi yang di harapkan.

    Dan sebagai catatan penting, proses ini tidak bisa dilimpahkan langsung kepada IT dan pengembang sepenuhnya sebagaimana yang sering sekali terjadi saat ini. Semua pihak yang berkepentingan harus berinteraksi bersama-sama melakukan hal tersebut.

    Dari Pihak Pengembang sendiri harus mampu se-intensif mungkin menggali dari user. User kadang tidak mengerti kebutuhan untuk realisasi BI itu seperti apa, dan tanggung jawab dari pengembang lah untuk membantu mengkomunikasikan hal tersebut.

  4. Kualitas Data yang Sangat Kotor

    Proses dasar BI adalah pemanfaatan berbagai sumber-sumber data yang ada, dan diolah dengan menggunakan rangkaian metode, aplikasi dan teknologi untuk menghasilkan informasi yang dapat membantu  pihak user dalam pengambilan keputusan. 

    Proses untuk menghasilkan informasi yang baik tentunya memerlukan data yang bersih dan berkualitas tinggi juga.  Sumber data yang kotor - dalam arti inkonsistensi pola data, struktur, dan kompleks dari banyak sisi lainnya – akan menyebabkan proses perbaikan (cleansing) berjalan lama sebelum dapat disajikan sebagai informasi yang berguna.

    Perlunya proses yang panjang untuk mendapatkan data yang bersih ini sebelum dapat dimanfaatkan dalam sistem BI sering sekali kurang dipahami oleh user. Akhirnya sering juga terjadi salah paham dan persepsi antara user dan pengembang dari realisasi target pencapaian rangkaian proses BI ini. 


  5. Kurangnya SDM Yang Memenuhi Syarat

    Sistem  BI yang baik wajib memenuhi kebutuhan informasi yang inginkan. Sistem yang baik tanpa SDM yang berkualitas tidak akan menghasilkan sesuatu yang berarti dan sangat beresiko menemui kebuntuan dalam setiap tahap implementasi. 

    Ibarat sebuah kendaraan canggih tanpa seorang supir yang memahami jalan dan juga semua fungsi dari kendaraan tersebut, maka tentunya kendaraan tersebut tidak bernilai apa apa. Hal ini tentunya diperlukan pemahaman dari top eksekutif untuk bersedia dan mampu mempersiapkan SDM yang dibutuhkan. 

Penutup

Berdasarkan pemaparan di atas, diharapkan mampu tercermin banyak hal / faktor krusial yang sangat perlu diperhatikan dan dipertimbangkan. Karena semua paparan di atas menjadi penentu sukses tidaknya implementasi BI.
 
Keberhasilan penerapan Business Intelligence tidak hanya terletak pada ketersedian alokasi dana dan peran pengembang sepihak saja, namun pada akhirnya diperlukan kesiapan dari semua pihak (stakeholder) pengguna BI itu sendiri.